Terug naar alle nieuwsberichten

Back to work - Veilige online vergaderfaciliteiten vanuit huis

16 juli 2020

In de eerdere berichten in deze reeks beschreven we al een aantal trends over het nieuwe werkklimaat in Nederland, wat door het coronavirus snel zijn intrede heeft gedaan. Dat zal in jouw bedrijf, organisatie of instelling niet anders zijn. Veel mensen werken nog volledig of gedeeltelijk thuis, maar hoe kun je nu productief samenwerken vanuit huis zonder dat het werkproces belemmerd wordt? Je hebt thuis natuurlijk niet alle faciliteiten en je mist het persoonlijke contact wat je op je werk hebt. 

Daarbij wil je ook op afstand op een veilige manier vergaderen en communiceren. Niet alleen met collega’s, maar ook met leveranciers, relaties of cliënten. Het persoonlijk contact met hen is juist nú heel belangrijk. Maar hoe kun je nu veilig online vergaderen én veilig gegevens uitwisselen? Vooral in kritische markten is informatiebeveiliging een belangrijk thema.

Lees meer over dit bericht

Vergaderen op afstand met videoclients
Sinds aanvang van de Covid-19 situatie is er een ware run op video ‘collaboration’ tools. Hiervoor worden veelal videoclients gebruikt van bijvoorbeeld Microsoft Teams, Zoom of Cisco Webex, om met collega’s, relaties of cliënten gemakkelijk in contact te komen. Vaak maakt het bedrijf of de organisatie een keuze in één van de platforms. De software wordt geïnstalleerd op de laptop en je kunt direct met je collega’s communiceren. 

Een tien- of twintigtal mensen die tegelijk hiervan gebruik maken, dat werkt op zich nog prima. Maar als je praat over een vijftigtal user clients of meer, dan verbruik je wel ineens veel meer bandbreedte of in IT-terminologie gesproken ‘poortjes op de brug’. Overdracht van beeld en geluid kan langzamer worden of zelfs haperen. Los van het feit moet de vraag gesteld worden of de opgezette verbindingen wel veilig zijn en eventuele gesprekken of gegevens niet in handen van derden kunnen vallen.

Hoe wordt veiligheid en privacy gewaarborgd?
Microsoft Teams is onderdeel van Office365 – het cloud gebaseerde samenwerkingsplatform van Microsoft. Microsoft zorgt er voor dat het platform voldoet aan belangrijke standaarden en regelgeving zoals de GDPR of AVG. Verder is Microsoft transparant in wat er gedaan wordt (of juist niet) met gebruikersdata. Belangrijke thema’s voor Microsoft zijn beveiliging, privacy en compliantie. Meer informatie kun je hier vinden. Uiteraard is het aan de klant die de Microsoft producten aanschaft om de verschillende producten ook op een goede manier ‘aan’ te zetten. Een goede partner met de juiste kennis en ervaring is hierin onontbeerlijk. Hoe adresseer je vraagstukken rondom veiligheid van identiteit en apparaat? En rondom een governance van Office365 of Teams is kennis en ervaring randvoorwaardelijk. Anders word je je eigen proeftuin met alle gevolgen van dien. En zo zijn er nog tal van voorbeelden te geven.

Voordelen van een beheerde vergaderruimtes
De toepassing van online vergaderen neemt de laatste jaren een enorme toevlucht. Door de huidige situatie neemt het online vergaderen ontzettend toe. De druk voor de IT-afdelingen groeit dan ook navenant. En vaak hebben deze mensen al hun handen vol in deze tijd. De diensten van de INTER en Wortell zorgen ervoor, dat IT-ers juist ontlast worden. Het hele beheer van de vergaderruimte kan uit handen gegeven worden. Vanuit een juiste selectie van apparatuur per ruimte welke continu gemonitord wordt, kunnen we pro-actief reageren op verstoringen. We geven eindgebruikerstrainingen om er voor te zorgen dat iedereen weet hoe de apparatuur werkt. Ook staat de Videobutler klaar om te helpen als het nodig is mochten er toch nog vragen zijn tijdens gebruik. Het grote voordeel is dat er voor gebruikersvragen en het verhelpen van verstoringen één aanspreekpunt is.


De IT-er ontlast op meerdere vlakken:

  • Beheer van videoconferencing verschuift van de eigen IT-afdeling naar INTER/Wortell
  • IT-afdeling is enkel nog aanspreekpunt op gebied van videoconference in geval van grote wijzigingen. Niet meer als 1e en 2e lijns support;
  • Besparing op IT staf omdat technisch beheer door INTER/Wortell wordt verzorgd;
  • Gebruikers van de vergaderkamers met videoconference hebben met één druk op de knop de bekende Videobutler als direct aanspreekpunt en zij worden op werkdagen van 8u-23u geholpen
  • Door de hoge kwaliteit van deze oplossing neemt het gebruik van videoconferencing vaak exponentieel toe. Waardoor de vraag naar meer vergaderkamers met videoconferencing vanzelf ontstaat.

 

Wat is er nodig voor een goede thuiswerkplek met veilige online vergaderfaciliteiten?

  • Videoconference client
  • Beveiligde (cloud) dienst
  • Goede monitoren die ook ergonomisch verantwoord zijn
  • Een stabiele internetverbinding
  • Kwalitatief hoogwaardige camera’s (minimaal full HD)
  • Professionele microfoon
  • Een ruimte met niet teveel glas, dit weerkaatst het geluid

 

Ook het maximale uit videovergaderen halen?
Elke organisatie heeft andere wensen en behoeften. Graag gaan wij in gesprek om tot de ideale fit te komen. Benieuwd naar de mogelijkheden van een eigen Teams Room? Download hier de leaflet of plan een kennismaking en demo in via de onderstaande button.

Download Leaflet

Afspraak maken

Trends, tips & tricks
in onze nieuwsbrief

1 keer per maand in jouw mailbox:

  • Een review over een presentatie middel.
  • Praktische tips van ons technisch team.
  • Kijkje in de toekomst, wat je kunt verwachten.

INSPIREER MIJ!

Bericht van onze lezers:

Vorig jaar heb ik mij ingeschreven. Vaak zit er een tip bij die wij kunnen gebruiken of kunnen doorsturen naar een collega. Een aanrader voor personen met interesse voor technische ontwikkelingen.

Marleen
Projectmanager