Terug naar alle nieuwsberichten

Blog #3 Nancy Jansen: Dé oplossing!?

19 november 2021

Die vraag krijg ik met enige regelmaat van klanten: “Heeft INTER dé oplossing voor….?!”. Iedereen is op zoek naar dé oplossing voor zijn of haar probleem en daar zit ook de crux: Wat is dé oplossing? Niet elk probleem is hetzelfde en niet elke oplossing lost jouw probleem op. 

Lees meer over dit bericht

Om een simpel voorbeeld te geven. Als ik vrijdag uit werk kom en ik moet avondeten hebben. Veelal koop ik een kant-en-klaar maaltijd of een eenpansmaaltijd. Snel, makkelijk en toch redelijk voedzaam. Een ander haalt verse groente, lekker stukje (vega)vlees en bedenkt of er nog iets van rijst, aardappelen of brood bij geserveerd gaan worden. We hebben hetzelfde probleem: we moeten iets hebben voor het avondeten, maar we hebben allebei een andere oplossing. Hoe komt dit? Simpel, we hechten waarde aan een ander aspect. Ik hecht op dat moment waarde aan de snelheid waarmee ik eten op tafel zet, de ander aan de voedzaamheid of wellicht smaak van het avondeten. Dit is een simpel voorbeeld, die te vertalen is naar mijn dagelijkse werkzaamheden bij INTER: dé oplossing voor mijn klanten vinden. Natuurlijk doe ik dat niet alleen, ik werk in een superteam die enorme credits hiervoor verdienen! Go Guys!.  

Als ik inzoom op het onderwijs is iedereen op zoek naar een passende oplossing voor een hybride leslokaal of een online leslokaal. Er zijn vele concepten in de markt zijn en allemaal supergaaf. Toch wordt er bij ieder concept keer op keer bekeken naar de ideale oplossing voor jouw als klant, daarvoor is er wel bepaalde informatie nodig. Vandaar ook wat tips om jou dé oplossing te bezorgen.

Noot: Deze tips zijn toepasbaar op iedere oplossing.

Inventariseer 
Wat is je doel? Welk probleem wil je oplossing? Welke ruimte is ervoor beschikbaar? Wie zijn de gebruikers? Etc. Verzamel de benodigde informatie, oftewel inventariseer. Natuurlijk kun je niet alles weten en stellen mijn collega’s en ik vragen waarvan je denkt “oh, niet aan gedacht”. Dat is ook niet erg. Vertel ons wat je verwachting is of wat wil je bereiken.

Vaak krijgen we ook termen te horen als “State of the art” of de “nieuwste” technologieën, “vooruitstrevend” of “toekomstbestendig”. Geweldige termen, maar wat bedoel je er eigenlijk mee? Het zijn mooie woorden, maar hebben geen betekenis als je niet uit kunt leggen wat je ermee bedoelt en het kan ook nog eens voor een grote verwarring onderling zorgen. Want wat ik vooruitstrevend vind, kan voor de klant al 10 stappen te ver zijn. Hoe vervelend is het om een oplossing te (ver)kopen waarvan blijkt dat het niet DE oplossing is. 

Inventariseer daarnaast ook welke afdelingen of personen betrokken zijn.  Probeer een zo compleet mogelijk beeld te krijgen en vermijd: “doe mij maar een oplossinkje”. We hebben voorbeelden waarbij directie of een hogere leidinggevende een supergaaf idee had voor een AV-oplossing, deze aanschaft en vervolgens wordt het niet gebruikt. Dat is eeuwig zonde! Wij willen dit graag voorkomen. Daarom een aantal punten waar je op kan letten bij je inventarisatie:

  • Wees concreet. Als je het hebt over goede kwaliteit, bedenk dan wat voor jou goede kwaliteit is. Is dat een product met een laag energieverbruik of dat je collega op 8 meter afstand van het beeld kan lezen wat er in lettertype 12 op staat? Probeer het daar waar mogelijk is SMART (Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) te maken.
  • Focus op functie. We krijgen vaak te horen welke technische aspecten de klant verwacht in plaats van de functionaliteit. Mijn vraag is dan: Waarom wil je die technische aspecten? Uitleg kunnen ze dan niet geven. Vandaar ook: focus op functie. Jij weet wat je van de AV oplossing verwacht. Als er bepaalde technische aspecten zijn die je in de oplossing terug wilt zien komen, onderbouw deze.
  • Vraag advies. Kom je er niet uit, vraag advies. Naast System Integrators die je graag helpen, zijn er ook consultants op de markt die je graag informeren. Wij begrijpen ook dat dit niet je expertise is.

Verwachtingen VS budget
Als je weet wat voor een oplossing je wilt en wat je van de oplossing verwacht, bedenk dan ook: “Wat heb ik ervoor over?”. Hoeveel wil je eraan uitgeven of mag je eraan uitgeven. Het mag een maximaal bedrag zijn, het mag een bandbreedte zijn of als je niet weet wat je mag verwachten, vraag om een inschatting. Het is heel ongemakkelijk als wij uitgaan van een bepaald bedrag en jij gaat uit van een kleiner of groter budget. Dan hebben we al allebei een andere verwachting en kunnen we nooit dé oplossing realiseren. Zodra wij weten wat het beschikbare budget is, kunnen wij jullie ook gaan managen. Is het genoemde bedrag reëel of juist niet? En wat mag je juist wel of totaal niet verwachten voor dat bedrag. Het komt vaker wel dan niet voor dat een klant aangeeft dat ze niet willen zeggen wat het budget is. Soms hoor kreten als “zo goedkoop mogelijk”, “je weet wel” of “tja,  marktconform”.  Wat is dit dat dan voor jou?

Als blijkt dat het budget niet toereikend is voor datgene wat je verwacht, maakt dan een afweging wat je het belangrijkste vindt. Gaat gebruikersgemak voor kwaliteit of stel je duurzaamheid hoog in het vaandel? Wederom communiceer dit met de System Integrator en vraag ook aan hen wat de mogelijkheden zijn qua prijs om de oplossing te veranderen en wat de gevolgen zijn.

 En als er meerdere offertes worden opgevraagd ga geen appels met peren vergelijken. Merken zeggen niets over de functionaliteit van de oplossing. Wederom kijk naar de functionaliteit. Wil je offertes gaan vergelijken, vraag bij je aanbieder waarom ze iets hebben aangeboden. Als weet welke functionaliteiten de oplossing bevat en wellicht wat het meer of minder kan dan bij de andere aangeboden oplossing, kun je de afweging maken wat jij belangrijk vindt. Mijn advies: maak niet alleen op prijs de keuze, bekijk goed of het voorstel voldoet aan de wensen en behoeftes die je geïnventariseerd hebt.

Onderhoud
Vaak wordt het vergeten, wie gaat het onderhouden. Doe je alles zelf of sluit je een SLA (Service Level Agreement) af. Bedenk dit vooraf en voorkom verassingen achteraf. Wederom zijn dit verwachtingen die je hebt van je System Integrator. Bedenk hierbij ook welke budget je voor welke mate van service over hebt. Bespreek dit ook met elkaar. Hier zit een verantwoordelijkheid vanuit ons, maar ook vanuit jullie.

Aandacht
Wellicht het belangrijkste wat er is: Aandacht (of focus). Doe dit er niet even bij of denk dat komt wel. Als jedé oplossing wilt hebben en die moet slagen, geef het aandacht. Bekijk, bespreek en stel vragen voordat je de oplossing aanschaft. Dat voorkomt verassing achteraf of de welbekende “had ik maar”. Vragen staat vrij en ook wij, als System Integrator, besteden er aandacht aan om dé oplossing voor jou te realiseren, om die reden verwachten wij ook dat jij er aandacht aan besteed. Bijkomstig voordeel is dat je ook voldoende de tijd neemt als je aandacht besteed aan dé oplossing en je niet op het laatste moment in tijdsnood komt.

Kortom het belangrijkste in het vinden van dé oplossing is de communicatie. Bespreek wat je wilt, voor welk budget en hoe je het onderhoud voor je ziet. Wees concreet in wat je wilt hebben. Als je geen idee heb welke AV-oplossing je nodig hebt, laat je dan adviseren. Wij denken graag mee en willen ook uitgedaagd worden. Heeft een dergelijke uitdaging bepaalde kaders, dan horen wij dat graag vooraf. Op deze manier en samen met jou, realiseren wij DE oplossing!

 Nancy Jansen

Trends, tips & tricks
in onze nieuwsbrief

1 keer per 2 maanden in jouw mailbox:

  • Een review over een presentatie middel.
  • Praktische tips van ons technisch team.
  • Kijkje in de toekomst, wat je kunt verwachten.

INSPIREER MIJ!

Bericht van onze lezers:

Vorig jaar heb ik mij ingeschreven. Vaak zit er een tip bij die wij kunnen gebruiken of kunnen doorsturen naar een collega. Een aanrader voor personen met interesse voor technische ontwikkelingen.

Marleen
Projectmanager