Het vergaderen van nu!

Flexibel werken
Het bedrijfsleven en de generatie van nu verwachten flexibiliteit. Zo werken we niet meer standaard van 9 tot 5, zitten we niet langer hele dagen op kantoor en is fysiek aanwezig zijn niet meer een must. Met deze gedachtes worden tegenwoordig de moderne kantoren ingericht, de welbekende flexplekken zijn hierdoor ontstaan. Ook is het tegenwoordig heel erg normaal om een “werkplein of tuin” te hebben. Een grote ruimte waar iedereen bij elkaar en met elkaar aan het werk is. Maar hoe gaan we om met vergaderruimtes? Blijven dat nog aparte ruimtes of worden die ook betrokken bij de open werkvloer? Wat wij zien gebeuren vertellen we je nu. Wij noemen het "huddelen". 

“Huddelen”
Nog geen officieel woord in de dikke van Dale maar absoluut een kansmaker om “woord van het jaar 2020” te worden. Een Huddle Space of Huddle Room wordt gezien als een flexibele werk- en vergaderplek. Klein, intiem, functioneel, maar vooral niet te groot. Het kan een kleine afgesloten ruimte zijn, waar je ongestoord kunt vergaderen, brainstormen of op afstand kunt overleggen met de klant. Maar het kan ook een space, een plek zijn, waar je naast de bureaus met een klein groepje kunt gaan zitten en overleggen. Samen even “huddelen” en tot nieuwe ideeën komen. Voor veel mensen werkt het vaak inspirerend om even los te komen van de werkplek. Huddelen klikt misschien wat gek, maar het werkt wel. 

Een huddle is voorzien van …..
Een tafel (hoog of laag), comfortabele stoelen, een groot (interactief) beeldscherm, een camera en een videoconference systeem of high-end software systeem zoals bijvoorbeeld Zoom of Videobutler. Met dit alles creëer je een fijne plek om te vergaderen zelfs wanneer iemand niet fysiek aanwezig is. De camera zorgt er voor dat iedereen die aan tafel zit zichtbaar is, wat het "aankijken" tijdens de meeting mogelijk maakt. De persoon op afstand neemt écht deel aan de vergadering, kan documenten inzien en delen zonder in de files te hoeven staan.

Huddle jij mee?
3 redenen waarom jij graag mee wilt “huddelen” zijn:

1. Door gebruik te maken van video maak je de vergadering productiever, aantrekkelijker en reiskosten besparend. De face- to- face verbinding zorgt voor een fijne samenwerking tussen deelnemers waar dan ook ter wereld.
2. Door gebruik te maken van dezelfde vergadersoftware, videoprovider en hardware maak je het eenvoudig en uniform in gebruik. Zeker bij toepassing op meerdere locaties, wat weer zorgt voor gebruiksgemak. Dit stimuleert het gebruik. 
3. Meet de statistieken. Kijk hoe vaak de ruimte of plek gebruikt wordt, met hoeveel deelnemers en welke toepassingen zijn gebruikt. Met deze statistieken kun je een afgemeten investering doen in de toekomstige technologieën. Met de INTER As a Service contracten word het zelfs nog makkelijker gemaakt. Lees ook "Vergaderen als een Service".
   

Nieuwsgierig geworden?
Uiteraard zijn er meerdere soorten Huddle Spaces. Zelf ervaren en testen? Bij INTER in het Experience Center INTER-X zijn meerdere varianten te testen. Ontdek welk gemak de Huddle Space jouw organisatie kan bieden. Bekijk de Huddle Space - infographic om in één oogopslag te zien wat de mogelijkheden zijn. Neem gerust contact op voor persoonlijk advies! 

 Contact formulier