Terug naar alle nieuwsberichten

Hybride evenementen; de ontmoetingsplaats voor offline en online

26 augustus 2020

Nu de wereld weer op gang komt, met ups en downs, denken we ook steeds meer aan het organiseren van evenementen, productintroducties, etc.. Wat zijn de mogelijkheden om evenementen te organiseren? Hoe kan een succesvol evenement georganiseerd worden? Een niet geslaagd evenement waar niet voldoende deelnemers aanwezig zijn, kost immers handenvol geld en tijd. En dat is zonde. Maar … er zijn alternatieven, die in verhouding minder tijd en geld kosten en leiden tot een succesvol event! INTER denkt graag met je mee.

Dankzij de huidige technologische ontwikkelingen en prachtige communicatieve oplossingen die we voorhanden hebben, is een succesvol evenement nog steeds te organiseren. Wij zetten de mogelijkheden voor je op een rijtje, zodat een weloverwogen beslissing genomen kan worden om alsnog een evenement te organiseren, die kan en past in de huidige tijd.

Lees meer over dit bericht

 1.       Fysiek evenement (offline)

Bij een fysiek evenement komen bezoekers op een locatie fysiek te samen. In zakelijke sferen gaan evenementen veelal gepaard met seminars, presentaties en (product)demo’s. Het grote voordeel van een fysiek evenement is de betrokkenheid en het gevoel wat de spreker vanuit de zaal krijgt. Een spreker kan makkelijk de interactie en/of discussie opstarten met de aanwezige bezoekers. In (grote) zalen en auditoria wordt gebruik gemaakt van professionele presentatiesystemen om de verstaanbaarheid van sprekers te versterken en presentaties en/of video’s te tonen. Door de huidige coronamaatregelen, die naar verwachting nog wel even aanhouden, is het nog steeds niet toegestaan om zalen volledig te vullen. Vanwege de 1,5 meter maatregel beschikt een zaal waar normaal plaats is voor 2.000 bezoekers, nu bijvoorbeeld maar over maximaal 300 plaatsen. Hierdoor is het momenteel voor veel organisatie niet interessant om (grote en dure) evenementen te organiseren.

2.       Online evenement

Bij een online evenement wordt het web als medium gebruikt om informatie te delen met de ‘online’ bezoeker. Elk evenement heeft een ander doel, zo zijn er online evenementen gericht op collega’s, relaties, partners, vakgenoten etc. Bij een online evenement nemen alle deelnemers deel via een eigen device (computer, tablet of smartphone). Om deel te nemen is registratie op voorhand vaak verplicht. Het opzetten van een online evenement kan heel eenvoudig. Kies het juiste platform, de keuze van het platform kan afhangen van verschillende factoren als; interactie (Q&A en polls), registratie, on-demand beschikbaarheid etc. Zoom, Facebook en Vimeo zijn hiervoor veelgebruikte platforms.. Een online evenement kan al heel eenvoudig gestreamd worden vanaf je laptop, echter heeft dit in zakelijke sferen niet de gewenste professionele uitstraling. Om een professioneel online evenement op te zetten, maken organisaties vandaag de dag veelvuldig gebruik van webcast-studio’s. Een studio die veel weg heeft van een Tv-studio, maar het web als medium gebruik om naar te streamen. Een webcast-studio bestaat uit één of meerdere camera’s, een presentatie scherm (dan wel niet in de vorm van een greenscreen) en een regiedesk. Bij grotere evenementen is een moderator een prettige aanwinst om de juiste vragen door te zetten naar de spreker. Online evenementen hebben weinig tot geen beperkingen door de coronamaatregelen. Ondanks de fysieke afstand kennen online evenementen een hoge mate van interactie.


Online evenementen zijn enorm interessant omdat het naast informatie delen ook informatie kan terughalen van de bezoekers d.m.v. een registratieformulier en/of interactie tijdens de presentaties (Q&A en polls). Het deelnemen aan een online evenement kan anywhere, en soms ook anytime. Hierdoor is dit type evenement laagdrempelig.   

3.       Hybride evenement

Een hybride evenement is een combinatie tussen een fysieke en een online evenement. Kortom, het beste van beide werelden. Door de coronamaatregelen is dit type evenement ongekend populair. Veel organisaties upgraden hun (grote) zalen en auditoria om deze geschikt te maken voor hybride evenementen. Dit doen zij door de techniek die gebruikt wordt in een webcast-studio in de desbetreffende ruimte te plaatsen. Door de spreker vanuit de fysieke locatie (live) te streamen naar het web kunnen kijkers thuis deelnemen. Door bij de spreker een tablet te plaatsen is het zowel mogelijk om vragen vanuit de zaal als online te beantwoorden. De spreker zelf maakt verder gebruik van het reguliere presentatiesysteem, welke ook in verbinding staat met het web. Veel sprekers en organisatoren geven de voorkeur aan een hybride evenement omdat zij dan het gevoel hebben voor een echt publiek te presenteren. Helaas door de 1,5 meter maatregel, een beperkt publiek. Om het organiseren van een dergelijk evenement toch rendabel en interessant te maken is het toevoegen van online publiek een mooie uitkomst. Dit type evenement is ook uitermate geschikt voor personeelspresentaties, waarbij een deel van het personeel fysiek aanwezig is en de overige collega’s online aansluiten.

Stop als organisatie niet met het organiseren van evenementen, maar zoek naar de juiste oplossing die past bij jouw organisatie en bij wat je wilt communiceren. De afgelopen periode hebben wij de behoefte aan hybride evenementen exponentieel zien groeien. Het biedt nieuwe kansen om betrokkenheid te behouden van stakeholders (collega’s, relaties, partners etc).

Het maximale uit (hybride) evenementen halen?
Elke organisatie heeft andere wensen en behoefte. Graag gaan wij in gesprek om tot de ideale fit te komen. Benieuwd naar de mogelijkheden van een eigen (hybride) ruimte? Plan een kennismaking en demo in via de onderstaande button.

Afspraak maken

Trends, tips & tricks
in onze nieuwsbrief

1 keer per maand in jouw mailbox:

  • Een review over een presentatie middel.
  • Praktische tips van ons technisch team.
  • Kijkje in de toekomst, wat je kunt verwachten.

INSPIREER MIJ!

Bericht van onze lezers:

Vorig jaar heb ik mij ingeschreven. Vaak zit er een tip bij die wij kunnen gebruiken of kunnen doorsturen naar een collega. Een aanrader voor personen met interesse voor technische ontwikkelingen.

Marleen
Projectmanager