MDO in hybride vorm een blijvertje na COVID-19?

De vraag in tijden van crisis
Aan het begin van de crisis zag INTER het volgende gebeuren; het op afstand vergaderen moest (nog meer) mogelijk worden gemaakt. Los van het feit of dit nu tijdelijke of vaste oplossingen waren, de specialisten moesten met elkaar in contact komen op een veilige afstand. Het vergaderen op afstand werd belangrijker dan ooit.
Naast dat dit vanwege COVID-veiligheidsoverwegingen/afstandsnorm nodig was, is het al jaren heel erg belangrijk dat het werk voor het zorgpersoneel zo efficiënt mogelijk ingedeeld wordt. Het tekort aan personeel in de zorg was al een probleem, in tijden van crisis alleen maar meer, waardoor het tactisch inzetten van medewerkers essentieel werd. Door de anderhalve meter samenleving, lukte het dan ook niet meer om alle deelnemers in dezelfde MDO-ruimten te plaatsten, hierdoor werd uitgeweken naar andere zalen en thuislocaties waarmee verbinding gelegd moesten worden.

Online MDO
Steeds meer ziekenhuizen werken samen of hebben hun eigen specialisme. Dat maakt dat ziekenhuizen nog meer met elkaar in contact staan, meer dan ooit tevoren. Nu is het logistiek gezien niet te doen om overal fysiek aan tafel te zitten. Online met elkaar in contact staan was al een feit, maar de crisis legde er nog even de nadruk op. In rap tempo moesten er beslissingen worden genomen. Wederom vanwege de anderhalve meter samenleving en het houden van afstand, was het niet mogelijk MDO’s te voeren vanuit de daar speciaal ingerichte kamers. Ineens moest iedereen vanuit huis werken en deel kunnen nemen aan een MDO. Hoe doe je dat? Hoe richt je dat in? Met welk platform moest gewerkt worden en is deze ook veilig? Sommige ziekenhuizen werkten al binnen een Office-365 omgeving en kozen voor Teams. Anderen werkten binnen een Cisco omgeving en maakten gebruik van Cisco Webex en er waren ziekenhuizen die voor Zoom kozen. Zo ontstond de wens naar Interoperabiliteit. De mogelijkheid om verschillende systemen, partijen (in dit geval Teams, Webex, Zoom) met elkaar te koppelen. Om ervoor te zorgen dat de verschillende ziekenhuizen en de zorgspecialisten vanuit huis met elkaar konden samenwerken.

De bestaande MDO-ruimtes zijn vaak gebaseerd op videosystemen die werken op basis van H323 & SIP, beiden communicatieprotocollen die worden gebruikt voor multimedia-oproepen en conferenties via internetprotocol (IP) -gebaseerde netwerken. Elk ziekenhuis in Nederland heeft één of meerdere van deze traditionele videoconferencing ruimten op basis van Cisco, Polycom of LifeSize systemen, die op basis van die protocollen werken. Deze videoconferencing oplossingen zijn via internet aangesloten op beveiligde gatekeepers (toegangspoorten) die het mogelijk maken via zogenaamde virtuele kamers elkaar te treffen. In deze virtuele kamers worden door meerdere ziekenhuizen tegelijkertijd ingebeld om zo op een beveiligde manier patiënten te bespreken. Deze oplossingen passen, ook na COVID, goed binnen het werkproces van de medisch specialist.

Tijdens de Covid-crisis moest een MDO-ruimte ineens gekoppeld worden met alle thuisclients die uit Teams, Zoom of Webex konden bestaan. Het werd dus zaak dat er goed gekeken werd naar hoe richten we de bestaande MDO-ruimte zo goed mogelijk in om met alle thuiswerkers in contact te blijven. Het was dus van essentieel belang dat deze speciaal ingerichte virtuele kamers toegang verkregen naar de thuiswerkplekken. INTER heeft door het toepassen van koppelvlakken in samenwerking met ‘(meet) Wortell’ (voormalig Videobutler) de connectie weten te leggen met de verschillende systemen. Zo konden de specialisten ook eenvoudig via hun eigen Zoom, Teams of Cisco Webex client op een veilige manier vanuit huis deelnemen aan het MDO-overleg: het ontstaan van het hybride MDO.

Blijvende veranderingen/ Hybride werken
Zoals we al benoemden, sommige oplossingen in het ziekenhuis waren tijdelijk en andere structureel. Bij de MDO-ruimtes zien we dat het een blijvende verandering is. De functie om ook in contact te staan met specialisten die vanuit huis werken of vanuit andere locaties is niet meer weg te denken. Wel zien we hier en daar, dat ziekenhuizen nadenken over verandering van tools. Hoe gaan we om met video collaboration nu en in de komende tien jaar? Dat leidt tot herinrichting van systemen, tools en misschien ook wel processen. Wellicht dat de nieuwe hybride MDO-ruimtes misschien wel kleiner gaan worden, aangezien niet iedereen meer fysiek aan tafel zit. Belangrijk is dat de functionaliteit van de ruimte en het overleg zelf niet achteruitgaat. Dat moet uiteraard alleen maar groeien en beter worden.

INTER ziet op dit moment een verschuiving veelal richting Microsoft Teams en Cisco Webex. Microsoft Teams omdat steeds meer ziekenhuizen binnen de office-365 omgeving gaan werken. Wat maakt dat INTER zich onder andere richt op het vormgeven van hybride MDO-ruimtes in combinatie met Teams en Cisco. Bij elke nieuwe MDO-ruimte moet een native integratie zijn met alle thuiswerkers. Veelal zijn de huidige systemen juist zeer goed van kwaliteit. Daarom zou ons advies zijn de huidige systemen te koppelen met teams, zodat de kwaliteit wordt versterkt vanuit het huidige systeem en je daarnaast gebruik maakt van de voordelen van teams. Ook vanuit ‘normale’ vergaderruimtes is er een toenemende vraag naar teams, zodat ook deze ruimtes kunnen deelnemen aan het MDO-overleg. Voordeel is dat er hierdoor een herkenbare en uniforme inrichting ontstaat voor diverse soorten vergader/ overlegruimtes. 

Privacywetgeving
Patiëntgegevens moeten veilig verwerkt en opgeslagen worden. Een veilige connectie online is dan ook een vereiste. De privacywetgeving moeten we hierbij respecteren en naleven. Het tijdig verwerken en opslaan van patiëntgegevens is in het belang van de patiënt, alle zorgverleners, onderzoekers maar ook beleidsmakers. Zo kan een lerend zorgsysteem worden opgebouwd. Hierbij is een snelle cyclus van analyse, wetenschappelijk onderzoek en toepassing daarvan in de praktijk nodig. Overheid en beleidsmakers hebben namelijk behoefte aan informatie. Op basis van die gegevens maken ze beslissingen die in groot belang zijn voor ziekenhuizen en uiteindelijk de gehele zorg en onderzoeksmogelijkheden.

Voor INTER dus zaak om bij productontwikkeling hier altijd rekening mee te houden en het zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk te bouwen voor de gebruikers. Hoe minder handelingen er nodig zijn des te beter. Er is namelijk nog altijd een grote winst te behalen op de administratieve registratielast. Als de verschillende systemen slim met elkaar in connectie staan, juiste informatie op het juiste moment met elkaar delen dan scheelt dat een hoop administratieve rompslomp. Dit bevordert de aandacht die de zorg en de patiënt verdient. 

Productontwikkeling
INTER treedt op als ontwikkelpartner voor klanten, partners en fabrikanten. Onze oplossingen worden dan ook continu doorontwikkeld op basis van de feedback van onze klanten. Wij bezoeken daarnaast veel klanten op de werkvloer en bespreken met hen ontwikkelingen die zowel zij als wij zien. Deze ontwikkelingen dragen bij aan sturing voor mogelijke ontwikkelkeuzes van onze software in de toekomst.

Onze eigen inhouse product- en softwareontwikkeling kijkt naar nieuwe ontwikkelingen die hét verschil maken in het dagelijkse leven van het operationele team en zijn vooral gericht op voortdurende procesoptimalisatie. Op het gebied van hybride werken werkt INTER nauw samen met partijen als Microsoft, Wortell en Logitech om samen te kijken naar wat de toekomst ons gaat brengen en hoe hier het beste op in te spelen.

Heb je vragen, op zoek naar een oplossing voor jouw zorginstelling of interesse in een kennismaking met INTER? Geert Jansen, Senior Accountmanager bij INTER is op het gebied van MDO hét aanspreekpunt. Neem dan ook gerust contact met hem op. Ook denken Geert en zijn collega’s graag met je mee om informatiestromen, zowel intern als extern, te verbeteren en efficiënter in te richten. Dit binnen meerdere disciplines binnen ziekenhuizen.

Laten we contact houden!

Neem contact op met INTER