Vijf redenen waarom organisaties aan de slag moeten met dashboarding

Het gebruik van dashboards heeft de afgelopen jaren een significante stijging ondergaan. Dashboards maken een visuele vertaling van data en zijn een verzameling van KPI’s, metrics en andere data. Dashboards maken het mogelijk om een goed overzicht te houden op hoog niveau, en helpen operators met het maken van snelle beslissingen. Hierdoor blijft iedereen up-to-date. De aard van een goed dashboard is het vertalen van complexe data naar een eenvoudige real-time weergave.

Dashboards kunnen bestaan uit tabellen, grafieken, diagrammen, getallen, teksten, widgets, video, html 5 scripts. Dashboards zijn toepasbaar in alle denkbare situaties waar (kritische) bedrijfsprocessen plaatsenvinden. Werken met dashboards betekent voor uw organisatie procesoptimalisatie. Graag geven wij u vijf redenen waarom uw organisatie aan de slag moet met dashboarding.

• Een dashboard kan specifiek afgestemd worden op de gebruiker

De manier waarop een dashboard gebruikt wordt kan per afdeling of functie verschillen. Een operator kijkt anders naar een dashboard dan bijvoorbeeld een Terminal Manager. De Terminal Manager wilt mogelijk kunnen zien wat het rendement van de gehele terminal is, terwijl een operator live inzichtelijk wilt hebben hoe het proces opereert. Het zou daarom logisch zijn dat voor beide medewerkers een verschillend dashboard wordt ontwikkeld. Het is daarom belangrijk om een goed dialoog aan te gaan met de (eind)gebruikers over het proces, de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden.

• Een uniforme visuele presentatie uit verschillende gegevensbronnen

Operators hebben te maken met een veelvoud aan informatiebronnen en systemen. Mede hierdoor is de informatie die nodig is om het werk in de control room uit te voeren vaak versnipperd. Voor operators is het belangrijk om vat en overzicht te houden op de verschillende processen. Dashboards kunnen meerdere gegevensbronnen bevatten zoals PSIM, ERP, SCADA, CRM, social media etc. en kunnen gevisualiseerd worden op verschillende devices. Doorgaans presenteert elk onderliggende systeem de informatie op een verschillende wijze. Door de informatie uit verschillende gegevensbronnen te combineren in een dashboard ontstaat er voor de gebruiken een overzichtelijke en uniforme uitstraling.

• Juist interpreteren van informatie

Naast dat het belangrijk is wie de gebruikers zijn van de dashboards, is het ook belangrijk dat de gebruikers de informatie op de juiste manier interpreteren. Hiervoor moet inzichtelijk gemaakt worden op welke informatie gebruikers willen sturen. Als er veel informatie op een dashboard staat die niet relevant is, wordt de andere informatie al snel minder goed geïnterpreteerd. Stel daarom de vraag welke antwoorden moet het dashboard geven. Hoeveel vliegtuigen hebben er vertraging? Hoeveel olie/gas wordt er geproduceerd? Hoeveel capaciteit hebben wij? Wat is de status van cruciale componenten?

Om de informatie daadwerkelijk op de juiste manier te interpreteren is de keuze voor grafieken, tabellen, kleuren, (eenvoudig) ontwerp van cruciaal belang. Gebruik bijvoorbeeld geen kleuren omdat deze mooi zouden zijn, maar gebruik kleuren omdat deze een status aangeven. De kleur rood wordt vaak gebruikt om een negatieve waarde aan te kaarten. Alle gebruikers moeten de informatie direct begrijpen.

• In één oogopslag in – en overzicht in het proces en de knelpunten

Met een dashboard kunnen gebruikers in één oogopslag de belangrijkste informatie en pijnpunten zien. Dit kan alleen bereikt worden door informatie beknopt te presenteren. Hierin geldt duidelijk ‘less is more’. Een overload aan informatie op een dashboard kan overweldigend overkomen. Hoe minder informatie er gepresenteerd wordt op een dashboard, hoe groter de kans dat gebruikers het omarmen. Daarnaast is het correct positioneren van informatie op een dashboard van wezenlijk belang. In Nederland is het gebruikelijk om van links naar rechts en van boven naar beneden te lezen. Zorg er daarom voor dat de belangrijkste informatie linksboven staat. Dashboards worden doorgaans opgebouwd uit standaard tegels. Hiermee kan data eenvoudig gegroepeerd en gescheiden worden. De keuze van device heeft daarnaast invloed op de leesbaarheid van de informatie. Bepaal van te voren welk device gebruikt wordt. Dit heeft ook invloed op de keuze van de datavisualisatie-tool.

• Beter geïnformeerde beslissingen nemen op basis van verzamelde informatie

Iedereen die een dashboard gebruikt kan uiteindelijk beter geïnformeerde beslissingen nemen. Bij het bekijken van een dashboard snapt de gebruiker direct wat de informatie zegt. Toets een dashboard altijd bij verschillende (eind)gebruikers, om te bepalen of alle informatie duidelijk is. Het is nooit mogelijk om alle informatie en KPI’s te presenteren. Selecteer daarom altijd de belangrijkste en cruciaalste informatie. Het combineren van data kan hierin een rol spelen. Ook het toepassen van filters, drill down en/of situatie specifieke dashboards kan helpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Gebruik ter ondersteuning om een dashboard te begrijpen altijd titels, labels en legenda’s. Maar vermijdt onnodig veel tekst/informatie.

Onze werkwijze
Het ontwikkelen van een dashboard wat gelijk aan alle wensen voldoet is nagenoeg onmogelijk. Daarnaast kan het voorkomen dat gaandeweg nieuwe informatiebronnen toegevoegd worden of dat dashboards steeds slimmer worden door data van verschillende systemen te combineren. Zorg ervoor dat na het opleveren van een dashboard periodieke feedbackrondes plaatsvinden. Vooral na de eerste oplevering is het verstandig om op korte termijn te bepalen welke (cruciale) informatie er mist en welke informatie niet gebruikt of begrijpt wordt. Een dashboard is een dynamische tool die alleen maar bruikbaar blijft als hier regelmatig kritisch naar gekeken wordt. Voor het creëren van een dashboard gebruiken wij onderstaande werkwijze:

Stap 1: Bepaal de – minimale - relevante informatie.
Stap 2: Bepaal de tools die je hiervoor nodig hebt
Stap 3: Realiseer het dashboard
Stap 4: Gebruik het dashboard
Stap 5: Leer en evalueer en – indien nodig – pas het dashboard aan